Isikuandmete töötlemise põhimõtted

Kehtestatud SA Erametsakeskus
06.11.2018 juhatuse otsusega nr 1-4/18/40

SA Erametsakeskus on riigi sihtasutus, kelle tegevuse eesmärgiks on tagada jätkusuutliku ja keskkonda kaitsvale metsamajandamisele tugineva erametsanduse arendamine, sealhulgas seadustes ning riiklikes strateegilistes dokumentides ja välisabi programmides sätestatud erametsanduse arengusuundade elluviimine.
Keskkonnaministeeriumi ja Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Ametiga (edaspidi: PRIA) sõlmitud halduslepingute alusel toetame erametsaomanikke ja metsaühistuid metsade majandamisel ja metsade jätkusuutlikkuse tagamisel.
Erametsakeskuse kaudu saab taotleda nii Euroopa Liidu kui siseriiklikke metsandustoetusi. Toetusega seotud andmed on osaliselt avalikud. Meie poolt kogutavate andmetega võib tutvuda teabenõude esitamisega ning siseriiklike toetuste andmed on kättesaadavad meie veebilehelt www.eramets.ee või PRIA veebilehelt http://www.pria.ee/et/toetused/valdkond/metsandus/

Töö käigus menetleme ka isikuandmeid, millest osa on avaldamisele mittekuuluvad, kas piiratud juurdepääsu tõttu või seetõttu, et nad puudutavad ärisaladust või isikute eraelulist teavet. Enamus meie kogutavatest andmetest on digitaalkujul.
Kasutame isikuandmeid toetustaotluste finantsarvestuse, kontrolli, auditeerimise ja järelevalve eesmärgil, aususe ja erapooletuse tagamise ja pettuste vältimiseks ning muude asjakohaste nõuete täitmiseks. Kasutame ka avalike registrite – metsaregistri, kinnistusraamatu, äriregistri, majandustegevuse registri jms andmeid.
Toetusega seotud isikuandmeid menetleme infosüsteemis EMKIS ja dokumendihaldussüsteemis Amphora. PRIA poolt hallatavasse põllumajandustoetuste ja põllumassiivide registrisse kantakse Euroopa Liidu toetuse taotlejate andmed (vt http://www.pria.ee/et/pria/privaatsuspoliitika ).
Jälgime toetuste menetlemisel ja isikuandmete hoidmisel Euroopa Liidu kõrgendatud turvapoliitika nõudeid ja andmekaitsepõhimõtteid. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivatakse.

Toetuse menetlemisega seotud andmete avalikustamine
Euroopa Liidu toetuste puhul on teave avalikkusele kättesaadav PRIA veebilehel kaks aastat alates selle esialgsest avaldamisest. Avaldatakse toetusesaaja ees-ja perekonnanimi/juriidilise isiku puhul registreeritud nimi, elu või asukoht – valla või linna täpsusega, toetussumma, meetme liik, fond. Muude, isiku ja tema taotluse kohta, esitatud andmed on tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks
Siseriiklike erametsanduse toetuste andmed on avalikud, v.a. juhul kui seadusest ei tulene teisiti

Õigus tutvuda enda andmetega, nõuda ebaõigete andmete parandamist või kustutamist
Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Selleks soovitame esitada teabenõue või selgitustaotlus, millele vastame esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem, kui ühe kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt. Andmete väljastamise eest paberil küsime vastavalt seadusele alates 21. leheküljest tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.
Kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise piiramist või kustutamist.
Mõningatel juhtudel ei ole võimalik Teie andmeid kustutada andmete pikaajaliste säilitamise nõuete või tehniliste võimaluste tõttu.

Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine
Kui olete füüsilise isikuna pöördunud mõnes küsimuses meie poole, siis kasutame Teie isikuandmeid Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks tegema järelepärimisi teistest asutustest, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.
Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna ja teavitame ka Teid sellest.
Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutuse-siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks ja/seda võivad kasutada ka meid hindavad audiitorid ja/või kontrollid. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.
Erametsakeskusel ei ole kohustust pidada avalikku dokumendiregistrit.
Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Hoolimata juurdepääsupiirangust, väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt PRIA, uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).
Eraisikutega peetud üldkirjavahetust säilitame 3 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele.
Isikuandmeid puudutavates küsimustes esitatava selgitustaotluse, märgukirja või teabenõudega palume pöörduda eramets@eramets.ee või postiaadressil Tallinna mnt 22, 79512 Rapla.

Veebilehe külastamine, küsitlustel osalemine, telefonidele helistamine
Erametsakeskuse veebilehe külastamisel Teie kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:
• kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nimi ja aadress;
• külastamise aeg (kellaaeg, kuupäev, aasta), operatsioonisüsteem, interneti lehitseja jms isikustamata info;
• info, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse.
Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks (Google Analytics), et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.
Meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid töötleme statistika tegemiseks üksnes isikustamata kujul.
Telefonikõnesid me ei salvesta, kuid taotluste menetlemisel võidakse need üles tähendada telefonogrammis.

Sotsiaalvõrgustiku leheküljel Facebook – Erametsakeskuse lehe külastamine
Facebooki lehe kasutamiseks oleme teinud järgnevad seadistused:
• leht on kõigile nähtav,
• igaüks võib lehel avaldatud postitusi kommenteerida või jagada;
• meil on õigus ebasobiva sisuga (ropendamine, laim, solvang jmt) kommentaarid kustutada,
• meie töökeeleks on eesti keel, küll aga lubame postituste automaatse tõlke teistes keeltes lugejatele,
• kõik saavad meiega Facebooki vahendusel privaatselt ühendust võtta,
• kõigil on võimalik viidata Erametsakeskuse lehele ja selle avalikule sisule (tagimine).

Facebooki kasutuse statistika andmed saame anonüümsel kujul. Facebook koostab selle statistika Teie isikuandmeid kogudes. Detailsemalt saab sellest lugeda Facebooki andmepoliitikat ja „küpsiseid“ puudutavatest eeskirjadest.

Erametsakeskusesse tööle kandideerimine
Korraldame töökohtade täitmiseks konkursse ja värbamist, sh kandidaatide hindamist. Avaliku konkursi korraldamisest teatatakse eri kanalites.
Jätame endale õiguse loobuda väljakuulutatud konkursist või muuta juba väljakuulutatud konkursi tingimusi. Sellisel juhul teavitame kandideerijaid kontaktandmete vahendusel.
Värbamisprotsessis võib kandideerija kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandideerijal on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited. Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et Erametsakeskus nende poole teabe saamiseks pöördub.
Säilitame konkursi jooksul saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:
• värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks – kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
• kandideerija nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemiseks.
Kandideerija andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Isikuandmetega seotud rikkumine
Kui Erametsakeskuses toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada ka Teil endal võtta kasutada ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Digitaalse teabe kopeerimine ja erahuvides kasutamine
Meie poolt kogutavale infole kohaldub avaliku teabe seadus. See näeb ette, et võrgulehel ja avalikes andmekogudes olevat juurdepääsupiiranguta teavet võib igaüks taaskasutada oma ärilistes või muudes erahuvides. Taaskasutamiseks saab teavet masinloetavana alla laadida ning segada kokku mujalt kogutud teabega.
Erametsakeskus on otsustanud inimeste eraelu puutumatuse kaitseks ning samuti võimalike mitteavalike andmete avalikuks tuleku vältimiseks mitte avaldada avaandmetena taaskasutamiseks Erametsakeskuse dokumendihaldussüsteemis olevaid andmeid.

Teabe säilitamine
Erametsakeskuse dokumentide arhiveerimisele kohaldatakse arhiiviseadust ja selle alamakte. Siseriiklike toetuste dokumente säilitame 10 aastat ja Euroopa Liidu toetuste dokumente 25 aastat.

Kaebuste esitamine
Kõigis küsimustes, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega Erametsakeskuses saate vastuse meie andmekaitsespetsialistilt. Palume kirjutada aadressil eramets@eramets.ee või postiaadressil Tallinna mnt 22, 79512 Rapla.
Teil on õigus esitada meie otsuste ja tegevuse peale vastuväiteid vaidena või pöörduda halduskohtusse.

Samuti võite esitada kaebuse järelevalveasutusele:
Andmekaitse Inspektsioon
Väike-Ameerika 19, 10129 Tallinn
tel. 6 274 135, faks 6 274 137
e-post: info@aki.ee
www.aki.ee

 

0Shares